Hoe uren te berekenen die voor werknemers zijn gewerkt

Alle deelstaatoverheden en de federale overheid eisen dat bedrijven nauwkeurige gegevens bijhouden over het aantal uren dat werknemers werken voor salariscontroles. Daarom is het van vitaal belang dat de records die u bewaart voor uw bedrijf correct zijn. Hoewel u geld zou kunnen uitgeven aan een duur tijdkaartsysteem, is het niet nodig. Het is heel goed mogelijk om uw uren te berekenen met een eenvoudig spreadsheet op een computer of een vel papier.

Een close-up van een rekenmachine, pen, geld en een klok op een bureau. (Afbeelding: vetkit / iStock / Getty Images)

Stap 1

Zoek uit welke dagen zullen bestaan ​​uit uw werkweek. Sommige bedrijven gebruiken een werkweek van zondag tot zaterdag. Je kunt ook een maandag op zondag gebruiken. Kijk naar uw bedrijfsniveaus en bepaal wat het beste werkt voor uw bedrijf.

Stap 2

Bepaal de regels van uw tijdregistratiesysteem. Eerst moet u bepalen hoe u gedeeltelijke uren gaat afhandelen. U zou bijvoorbeeld kunnen besluiten dat alle uren in vier delen moeten worden opgedeeld, wat betekent dat een persoon die 15 minuten na het uur werkt, 0,2 uur zou werken. Vervolgens moet u beslissen hoe u precies wilt perforeren. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat een persoon die klokt om 11:06 wordt gemarkeerd als beginnend om 11:00, maar een persoon die klokt om 11:07 zal worden gemarkeerd als beginnend om 11:15 uur.

Stap 3

Noteer of voer een spreadsheet in, de werkelijke tijd waarop de werknemers binnenkomen en uitkijken naar hun shift en lunchpauze. Zorg ervoor dat de medewerker zijn lunchpauze neemt volgens de richtlijnen in uw land.

Stap 4

Rond alle tijden naar boven of beneden volgens uw tijdwaarneming. Schrijf de afgeronde tijden op het tijdschema van de werknemer.

Stap 5

Bereken de uren die elke medewerker op tijd had besteed aan de lunchpauze. Als een medewerker bijvoorbeeld om 9:15 uur inlogt en om 14:00 uur gaat lunchen, is zijn eerste werkperiode voor die dag 4,75 uur (9:15 uur tot 13:15 uur is 4 uur en 45 minuten tot 14:00 uur). is een extra .75 uur).

Stap 6

Herhaal stap 5 voor de tweede periode van de dag, waarbij u de uren berekent vanaf het moment dat de werknemer terugkomt van de lunch tot het moment waarop ze naar huis gaan. Gebruik hetzelfde voorbeeld als een medewerker om drie uur terugkomt van hun lunchpauze. en vertrekt om 17.30 uur, de tweede gewerkte periode is 2,5 uur (van 3 uur tot 17 uur is twee uur en daarna is de 30 minuten tot 5:30 uur, 50 uur).

Stap 7

Voeg de nummers uit de twee perioden samen toe. In dit voorbeeld heeft de werknemer 7,25 uur gewerkt (4,75 + 2,50 = 7,25). Tel de uren op van alle dagen waarop ze werkten om de som te krijgen van de uren die ze voor die week werkten.

Dingen die je nodig hebt

• Pen- en papier- of spreadsheetprogramma

• Klok

• Rekenmachine

Tip

Zorg ervoor dat alle medewerkers hun tijdkaarten ondertekenen om goed te keuren. Zodra de tijdkaarten zijn ondertekend, bewaart u ze in een loonlijstbestand. U betaalt ze volgens deze informatie en u moet ze om juridische redenen bewaren.

Waarschuwing

Wees op de hoogte van werknemers die het systeem gebruiken om extra te betalen. Als een medewerker voortdurend in- of uitkort, gewoon verlegen of voorbij het afgesneden deel voor afronding (bijvoorbeeld 11:06 of 11:07), worden ze betaald voor de tijd dat ze niet werken. Dat geld kan kloppen.