Hoe lang moeten werkgevers de loonadministratie bijhouden?
Volgens de Amerikaanse federale wetgeving moeten werkgevers de loonadministratie van hun werknemers of voormalige werknemers gedurende een bepaalde tijd bijhouden. De hoeveelheid tijd is echter afhankelijk van het statuut waarnaar u verwijst, waardoor u kunt weten hoe lang het bijhouden van werknemersrecords verwarrend kan zijn. Door rekening te houden met de vereiste tijdslimieten onder elk statuut en met welke salarisgerelateerde records het statuut u wil laten behouden en waarom, kunt u gemakkelijker een systeem ontwikkelen dat de loonadministratie bijhoudt zolang de wet dat vereist.
Vrouw bij een archiefkast (Afbeelding: John Lund / Drew Kelly / Blend Images / Getty Images)Identificatie
Payroll-records zijn, in het algemeen, alle records die betrekking hebben op de uren dat een werknemer werkt en de lonen die zijn betaald aan hem of haar, volgens het Amerikaanse ministerie van arbeid. Volgens de Fair Labor Standards Act bevatten loonadministratie informatie over het uur en de dag van aanvang van elke werkweek; het aantal gewerkte uren op elke werkdag en elke werkweek; het totale bedrag dat de werknemer verdiende niet-overwerkuren verdiende; het reguliere uurloon voor elke week waarin de werknemer overuren heeft gemaakt; totale overwerkvergoeding voor elke werkweek; de bedragen van eventuele toevoegingen of aftrekkingen aan de beloning van de werknemer per week; het totale bedrag betaald voor elke betaalperiode; en de data waarop elke betaalperiode betrekking heeft, volgens het U.S. Department of Labor. Deze informatie moet worden gemarkeerd met persoonlijke gegevens van de medewerker, zoals naam, adres, beroep en geslacht. Als de werknemer jonger dan 19 jaar is, moet u ook zijn geboortedatum vermelden.
Toepasbare wetten
Vanaf 2010 vereisen slechts twee federale statuten dat werkgevers de loonadministratie bewaren voor een bepaalde periode, volgens het Amerikaanse ministerie van Arbeid en de Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission, of EEOC. Deze twee statuten zijn de Fair Labor Standards Act en de Age Discrimination in Employment Act. Voor de FLSA en de ADEA moeten de meeste loonadministratie drie jaar worden bewaard, volgens het Amerikaanse ministerie van arbeid en de EEOC. Hoewel de FLSA werkgevers toestaat om een aantal aanvullende salarisadministratie af te schrijven, inclusief loontafels, vereist de ADEA na twee jaar dat werkgevers deze gegevens gedurende drie jaar bewaren.
Formaat
De ADEA verplicht werkgevers niet om loonadministratie bij te houden in een bepaald formaat, zolang de records beschikbaar zijn wanneer het EEOC hen verzoekt, volgens de EEOC. De FLSA vereist niet dat tijdklokken worden gebruikt om de werktijden bij te houden, volgens het Amerikaanse ministerie van arbeid. Noch vereist de FLSA dat records in een bepaald formaat worden bewaard. Volgens het Amerikaanse Ministerie van Arbeid mag microfilm of geslagen tape echter niet worden gebruikt, tenzij de werkgever over de apparatuur beschikt om deze formaten gemakkelijk leesbaar te maken..
Functie
Het doel van het bijhouden van salarisadministratie van medewerkers volgens de Fair Labor Standards Act is om het recht van werknemers op een eerlijke beloning te beschermen, volgens het Amerikaanse ministerie van arbeid, inclusief het recht op gedekte, niet-betaalde werknemers tot het minimumloon en overwerkloon. De gegevens kunnen ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat een werkgever geen kinderen gebruikt die te jong zijn om legaal te werken en geen kinderen in dienst nemen die legaal voor een onwettig aantal uren werken. Het bijhouden van gegevens in het kader van de Wet op discriminatie op grond van leeftijd heeft tot doel ervoor te zorgen dat een medewerker die ontdekt dat hij mogelijk gediscrimineerd is vanwege zijn leeftijd, de informatie kan vinden die nodig is om zijn claim te bewijzen of te weerleggen, volgens het EEOC.
overwegingen
Volgens de FLSA en de ADEA worden de loonadministratie over het algemeen drie jaar bewaard na de datum van beëindiging van een werknemer, volgens het EEOC. De ADEA, FLSA en andere statuten kunnen een werkgever verplichten om verschillende delen van het bestand van een werknemer voor verschillende tijdsperioden te bewaren. Hoewel de ADEA bijvoorbeeld vereist dat salarisadministraties drie jaar worden bijgehouden, vereist dit dat basisinformatie over de werknemer slechts één jaar wordt bewaard, aldus het EEOC. Neem contact op met een gekwalificeerde advocaat voor arbeidsrecht om ervoor te zorgen dat uw bedrijf aan al zijn vereisten voor het bewaren van gegevens voldoet.
